L’archivage est une obligation légale mais pas seulement, elle permet aussi à l’entreprise une meilleure gestion et organisation. Découvrez en quoi l’archivage est indispensable dans une société et comment procéder au rangement de tous les documents pour qu’elle soit efficace.
Sommaire
Les obligations d’archivage
L’archivage est une action obligatoire dans une entreprise afin que certains documents puissent être consultés si besoin. Selon les papiers, ils doivent être conservés durant plusieurs années comme par exemple les documents liés à la constitution de l’entreprise qui sont à garder durant 30 ans. Les dossiers clients quant à eux devront rester archivés pendant 10 ans et les rapports aux commissaires aux comptes 3 ans.
Cette obligation vise à protéger les droits de l’entreprise lors de litiges avec les clients, devant un tribunal, lors d’un audit ou pour remettre des justificatifs lors de contrôle.
L’archivage et les données qu’elle peut contenir doivent être parfaitement sécurisées afin de garantir l’intégrité de toutes les données.
Plusieurs types d’archivages sont possibles :
- L’archivage numérique : grâce à des logiciels
- L’archivage physique : dans une pièce dédiée et sécurisée
- L’archivage externe : externaliser les archives consiste à faire appel à une société pour la gestion des archives
Dans tous les cas, il devra être indispensable de prouver l’authenticité des documents pour qu’ils soient valides.
Optimisation du fonctionnement de l’entreprise
L’accès rapide et facile à un document permet à l’entreprise de traiter des informations liées à l’activité de cette dernière.
Il est donc indispensable d’avoir une bonne méthode d’archivage pour retrouver rapidement un document ce qui évite de perdre de l’énergie et du temps qui pourront être utilisés à d’autres tâches profitables à l’entreprise.
Optimisation des couts
Un bon archivage des données permet à l’entreprise d’être efficace à son maximum et de satisfaire la clientèle. Cette dernière peut donc accroitre ses résultats en réduisant les couts et en augmentant les profits.
Etapes de l’archivage en entreprise
L’archivage doit se faire selon certaines techniques pour qu’il soit efficace. Dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier les documents et de les authentifier afin de pouvoir les présenter en cas de demande officielle.
Dans un second temps, il faut choisir son type d’archivage : physique ou numérique. Pour la gestion de l’archivage physique, il est indispensable d’avoir un local suffisamment grand pour conserver tous les documents. La salle doit posséder une protection contre les incendies ou encore les poussières.
L’archivage numérique doit posséder un système de sécurité performant pour lutter contre le piratage de données ou faire appel à une entreprise spécialisée.
La troisième étape est de déterminer l’organisation des archives qui va reprendre quel type d’archive a été choisi, le classement des documents et qui peut les consulter ou non.
Enfin, certains documents devront être classés définitivement car ils doivent être conservés très longtemps et d’autres doivent être supprimés car ils ne sont pas indispensables à l’entreprise et risqueraient de surcharger l’archive.
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