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Les points essentiels de la gestion de la paie en entreprise

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Au-delà des bulletins de salaire, la gestion de la paie en entreprise

Au-delà de l’élaboration des bulletins de paie des salariés, la gestion de la paie est un pilier de la gestion administrative du personnel. Elle peut être utilisée comme un levier de performance au sein d’une entreprise. L’enjeu majeur de la gestion de la paie repose sur l’acteur qui en prendra la responsabilité. Les entreprises ont le choix entre 2 stratégies de gestion différentes. Soit, elle s’en occupe en interne, soit elle fait appel à une personne extérieure à l’entreprise. À travers ces deux stratégies, voyons ensemble les points essentiels de la gestion de la paie.

Gestion interne

En décidant de s’occuper elle-même de la gestion de la paie, l’entreprise doit mettre en place un service spécifique pour accueillir ce système. Le service de gestion de paie en interne repose sur deux éléments : le gestionnaire de paie et le logiciel de gestion de paie. C’est une solution généralement choisie par les PME et les grands groupes. En effet, la gestion de la paie en interne permet de diminuer les coûts pour une entreprise disposant d’une masse salariale considérable.

Faire le choix de l’internalisation implique d’avoir la compétence métier nécessaire pour assurer la stabilité de ce système. Ainsi, dans un premier temps, l’entreprise doit recruter et publier une offre d’emploi de gestionnaire de paie aux critères de sélection rigoureux. En effet, l’élaboration du bulletin de paie ne représente que le sommet de l’iceberg de la gestion de paie. Voici l’ensemble des missions qui seront confiées au gestionnaire :

  • Rédaction des contrats de travail et des documents relatifs à une rupture de contrat ou à un départ à la retraite.
  • Utilisation du logiciel de paie.
  • Collecte, analyse et traitement des données numériques et des informations relatives à chaque salarié.
  • Suivi des activités du personnel.
  • Rédaction des déclarations sociales.

Pour mener à bien ces missions, le gestionnaire de paie doit avoir des compétences solides en comptabilité, en traitement de données et en utilisation de logiciel de paie. De plus, il doit réaliser une veille permanente afin de toujours connaître la réglementation en vigueur, qui a tendance à fluctuer.

Le respect de la réglementation est crucial dans la gestion de la paie. Au-delà du processus administratif, les documents produits doivent être conformes à la législation en vigueur. La sécurisation et la confidentialité des données relatives au salarié doivent être sans faille, selon la loi RGPD.

Gestion externe

L’externalisation de la gestion de la paie est un choix fait par les entreprises qui ne disposent pas d’un service des ressources humaines. Elle décide ainsi de se tourner vers un prestataire, à qui elle sous-traite l’ensemble des missions énoncées ci-dessus. En effet, les TPE et les PME dont la masse salariale est inférieure à 250 font généralement le choix de l’externalisation pour optimiser leur performance.

L’avantage principal de cette démarche est de pouvoir se concentrer sur le développement de l’entreprise. Également, en cas de problème de conformité, la responsabilité de l’entreprise ne sera pas mise en jeu.

En effet, les erreurs commises en interne lors de l’établissement de la paie peuvent entraîner des sanctions en cas de contrôle de l’URSSAF et des contentieux prud’hommes en cas de conflit avec un salarié. Enfin, la gestion externe permet de s’affranchir des coûts liés au logiciel de paie (mise en place, maintenance, formation des utilisateurs).

Notez que l’externalisation de la gestion de la paie peut être réalisée à différents niveaux. Il est possible d’externaliser uniquement les moyens informatiques ou la maintenance légale et conventionnelle. Cela permet de s’affranchir de l’infogérance ou d’une partie de la production.