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Gestion des archives physiques en entreprise : ce qu’il faut savoir

Gestion des archives physiques en entreprise : ce qu’il faut savoir
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Durant l’exercice d’une entreprise, l’archivage physique est un processus qu’il ne faut pas négliger. Il s’agit même d’une obligation, car de nouveaux documents sont produits et reçus quotidiennement pour garantir une bonne marche des activités. D’ailleurs, une telle opération est imposée par la loi. Cependant, il est nécessaire d’optimiser la gestion des archives physiques. Et dans ce cadre, différents points sont à prendre en compte.

Les types de documents à archiver

Dans une entreprise qui se respecte, l’ensemble des documents produits ou reçus en rapport à son activité doit être archivé. Cette opération peut avoir recours à différentes machines, notamment pour ceux qui ont la même utilité ou origine. Dans ce cadre, l’usage d’une relieuse et d’autres équipements peut être nécessaire. Cela peut concerner des documents papier ou électroniques, ainsi que des supports photographiques.

En fonction de la politique d’archivage d’une entité et du type de documents, l’archivage peut être géré différemment. Généralement, on remarque divers types d’archives dans une société : courantes et intermédiaires, à valeurs historiques ou définitives. Ces derniers reflètent différentes catégories en rapport à la vie de l’entreprise.

Par ailleurs, le processus d’archivage physique peut se rapporter à des dossiers que l’on peut qualifier de « vivants ». On parle ici de la paperasse qui est destinée à être conservée dans les bureaux et que l’on peut utiliser à n’importe quel moment. Dans une autre optique, un tel procédé peut également concerner la conservation de dossiers dits clos. Ce sont des archives courantes, mais de niveau intermédiaire dont il est question de stocker durant une période légale de conservation. L’objectif est de les récupérer et de les employer en tant que preuve dans le cas d’un litige par exemple. Enfin, pour les documents qualifiés « historiques », on parle d’archives définitives. Ils reflètent généralement l’histoire de l’entreprise et son parcours.

Le classement des documents physiques

Classer les documents physiques, avant l’étape d’archivage, est un processus crucial et doit ainsi disposer de bonnes bases. Cela permet de réaliser un classement efficace et durable. De plus, qu’importe la densité des dossiers, le principal objectif est d’éviter que ceux-ci ne s’entassent. Dans un cadre tel que celui-ci, l’usage d’un outil de gestion des archives est recommandé. Il sera donc plus simple de gérer et d’organiser les dossiers relatifs à la gestion de l’activité de la société. Attention toutefois, un tel outil se limite en général aux archives courantes et intermédiaires. Il tient d’ailleurs compte de la traçabilité, la communication des documents archivés et les durées légales de conservation.

Par ailleurs, outre l’archivage proprement dit, le classement des dossiers physiques constitue une obligation légale. C’est donc la loi qui impose aux entreprises de classer, d’ordonner et de rendre accessible les documents. De plus, cela permet une certaine performance vitale, car le fait de classer donne l’occasion de trouver rapidement un fichier dont l’utilité est cruciale dans le bon déroulement d’une activité. Le principal objectif est de mettre en place des catégories hiérarchisées et structurées.

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