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Préparer une réunion de travail réussie : les étapes à suivre

Préparer une réunion de travail réussie : les étapes à suivre
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Les réunions sont généralement des outils de travail assez efficaces grâce auxquels nous pouvons put prendre des décisions assez importantes ou encore collecter et regrouper des idées intéressantes. Mais si parfois ce moment est perçu comme une perte de temps, c’est généralement parce qu’il y a eu une mauvaise préparation. En effet, la relation entre cette phase de préparation et la réussite de la séance est une relation de cause à effet. Voici donc les principales étapes à suivre et quelques conseils pour préparer une réunion de travail réussie.

Définir des objectifs précis pour la réunion

Vu qu’une réunion bien préparée est une réunion qui produit des résultats efficaces et utiles, nombreux sont les spécialistes du management qui conseillent de suivre un plan d’action divisé en plusieurs étapes. La première chose à faire donc est de commencer par d’établir ce à quoi va servir la réunion afin de définir des objectifs précis à atteindre. À ce propos René Moulinier, auteur de l’ouvrage Mener une réunion efficace, souligne :

Pour être efficace, vous devez le faire uniquement lorsque vous savez à quoi cela va servir.

En définissant les objectifs de la réunion, cela vous permettra de décliner l’ordre du jour, le temps nécessaire, si vous devez rester dans les locaux de votre entreprise ou changer de cadre. Sur Internet vous trouverez, plusieurs sites qui proposent de louer une salle de réunion à petits prix.

Définir des objectifs vous permettra, par ailleurs, de mieux évaluer les ressources dont vous pourriez avoir besoin pour mener à bien la séance de travail. Les décisions à prendre pourraient nécessiter, par exemple, la présence d’experts.

Définir la structure de la réunion

Maintenant que les objectifs de la réunion ont été établis clairement, il sera alors question définir sa structure, puisque c’est de la que découlera son bon déroulement. Autrement dit, retenez que la structure se doit d’être au service des différents objectifs fixés. Vous devez décider s’il s’agit d’une réunion :

  • de résolution de problème
  • d’information
  • de service
  • de créativité, etc…

D’une structure à une autre, la manière dont vous allez aborder la rencontre ne sera pas la même. Si vous souhaitez, par exemple, trouver une solution à un problème dans le bon déroulement des activités, un brainstorming pourrait s’avérer très utile.

Transmettre l’agenda

La troisième étape dans la préparation de votre réunion consiste à, une fois le lieu et l’horaire établis, envoyer à tous ceux qui doivent être présents l’agenda. Celui-ci doit comporter l’ordre du jour ainsi que les points qui doivent être abordés. L’objectif est de permettre à tout le monde d’avoir une idée du plan de réunion afin de contrôler le bon déroulement de la séance. Cela permettra, en outre, d’évaluer le temps nécessaire pour aborder tous les points.

Enfin, il est important que ceux-ci qui ont reçu l’agenda envoient une confirmation de présence quelques jours avant la réunion.

En tant qu’entrepreneur, voici également d’autres conseils pour améliorer votre organisation.

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