Flex-office : comment le mettre en place dans votre entreprise ?

Le concept de flex-office bouleverse l’image traditionnelle des bureaux en offrant une nouvelle méthode d’attribution des espaces de travail. Fini le bureau fixe réservé à un seul salarié ; place à un environnement dépersonnalisé, dynamique et flexible. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs espaces et améliorer la gestion des flux de salariés. Le flex-office permet aux employés de devenir nomades dans leur propre entreprise, réservant des espaces de travail en fonction de leurs besoins quotidiens. Bien que ce concept soit encore peu répandu en France, son adoption croissante est facilitée par le développement du digital et des outils collaboratifs. Voici comment intégrer le flex-office dans votre entreprise.

Garantir l’adhésion au projet de flex-office

Le flex-office implique un changement profond de la culture d’entreprise : les bureaux deviennent des espaces de socialisation et d’épanouissement personnel. L’adoption du télétravail, accentuée par la pandémie de Covid-19, a conduit les salariés à rechercher plus de bien-être et de performance au travail. Les plateformes collaboratives, telles que Slack et Google Workspace, facilitent ces échanges et permettent une organisation plus fluide.

Avant de passer au flex-office, une étude préalable est nécessaire pour analyser les habitudes de travail des collaborateurs et évaluer leur disposition à accepter ce changement. Le desk-sharing, qui alterne espaces communs et alcôves privatives, propose une atmosphère unique pour améliorer la concentration et la collaboration.

Une étude de projet permet de définir clairement vos objectifs et d’adapter l’organisation à vos besoins spécifiques. Il est nécessaire d’évaluer avec précision le nombre de postes à remplir pour éviter d’investir dans un espace inadapté, notamment au vu des prix du m² des bureaux à Paris. Impliquer les salariés en leur demandant leur avis est également essentiel pour mesurer leur adhésion et identifier les porteurs du projet.

Définir le fonctionnement de votre flex-office

Le flex-office peut être déployé de manière temporaire ou permanente, et organisé par périodes de rotation. Il peut être appliqué à l’ensemble de l’entreprise ou à certaines équipes seulement.

Choisir une organisation sur-mesure

Inspiré des codes du coworking, le flex-office propose des espaces communs informels et qui casse les codes habituels. La configuration des lieux et le choix du mobilier permettent de créer diverses ambiances de travail :

• Postes en open-space
• Salles de réunion connectées
• Capsules acoustiques
• Salons de détente

La décoration axée sur le végétal et la luminosité compense l’absence de personnalisation et le confort des employés est au cœur du projet.
Tout est pensé pour favoriser les échanges sans perturber la concentration de ceux qui aspirent au calme. Il est donc indispensable de définir les règles de fonctionnement du flex-office et les bonnes pratiques.

Lorsque vous penserez l’aménagement de l’espace de travail, ne perdez pas de vue les enjeux de sécurité, notamment en matière de sécurité incendie.

Mettre en place les bonnes pratiques du flex-office

La transition vers le flex-office nécessite un guide d’utilisation basé sur le respect des lieux et des personnes. Chaque collaborateur doit libérer son bureau à la fin de la journée pour permettre son utilisation par d’autres.

Les règles de nettoyage des bureaux doivent être clairement établies afin de conserver une bonne ambiance de travail. La réservation des postes de travail via des outils numériques performants permettra d’éviter l’encombrement aux heures de pointe et garantir une atmosphère de travail sereine.

Des casiers de rangement sont également disponibles pour stocker les affaires personnelles, évitant ainsi une surcharge inutile dans les transports.

Challengez votre organisation en flex-office

Avant de généraliser le flex-office, il est judicieux d’en tester l’efficacité au sein de votre entreprise. Cette phase d’adaptation permet aux équipes de s’habituer à ce nouvel environnement de travail, surtout si elles fonctionnent en organisation hybride.

Le nomadisme impose une remise en question du management, où la confiance devient essentielle entre les collaborateurs. On cherchera à maintenir la cohésion des équipes et prévenir l’isolement des employés.

Dans cette démarche il faut consulter régulièrement les employés pour évaluer leur bien-être et leur satisfaction. Certaines entreprises, comme la startup française Contentsquare, organisent des « People Talk » mensuels pour permettre à leurs membres de s’exprimer sur les questions relatives aux ressources humaines.

Ce feedback instantané offre une mesure objective de la qualité de vie au travail ainsi que sur les résultats de l’entreprise. Des ajustements peuvent être nécessaires pour améliorer l’expérience des employés, qu’il s’agisse de modifications structurelles ou de nouveaux services, comme des cours de sport ou un coaching personnalisé.