Logiciel de comptabilité : comment le choisir ?

Désormais, les outils technologiques pour la gestion comptable sont omniprésents, que ce soit dans les cabinets comptables en ligne ou dans les cabinets traditionnels. Avec cette digitalisation, une multitude d’options s’offre aux entreprises et aux auto-entrepreneurs pour gérer leur comptabilité de manière plus efficace et automatisée. Les logiciels de comptabilité peuvent se révéler être des alliés précieux, mais ils ne remplacent pas entièrement un expert-comptable. Ils doivent être vus comme des assistants comptables, complémentaires à un cabinet si vous préférez déléguer certaines tâches. Mais alors, comment choisir un logiciel de comptabilité adaptée à son activité ?

Les différents types de logiciel de comptabilité

Il existe une grande variété d’outils de gestion comptable, chacun proposant des services et des fonctionnalités distincts. La première distinction à faire est entre les logiciels à télécharger et installer sur un ordinateur et les outils en ligne accessibles via une connexion internet.

Mode SaaS

Le mode SaaS (Software as a Service) fonctionne sous forme de cloud, nécessitant une connexion internet pour accéder aux logiciels. Dans ce cas, le fournisseur du logiciel en détient la propriété et les données sont hébergées sur un serveur distant.

La sécurisation des données, les mises à jour et la maintenance sont gérées par le fournisseur. En termes de coûts, le modèle SaaS est souvent plus économique, car il fonctionne sur la base d’un abonnement mensuel, variable selon le nombre d’utilisateurs.

Cela permet notamment de proposer différents niveaux de fonctionnalité, à l’instar du logiciel Pennylane, de la simple gestion de trésorerie pour indépendant aux solutions sur-mesure pour les entreprises avec beaucoup de salariés.

Mode Acquisition

Les logiciels en mode Acquisition, également appelés On-premise, sont des logiciels que l’on achète et télécharge sur le serveur de l’entreprise. L’acquisition de ces logiciels signifie que vous possédez la licence et que vous n’avez pas besoin d’une connexion internet pour y accéder. Cependant, l’hébergement et la sécurité des données sont de votre responsabilité.

Avec ce type de logiciel, il est souvent nécessaire de souscrire un contrat de maintenance (bien que facultatif) pour gérer les incidents potentiels. Le coût initial de l’achat ne représente qu’une partie de l’investissement. Il faut également prévoir les coûts de licence, d’hébergement (adresse VPN), et les mises à jour qui sont souvent payantes.

Logiciels de facturation et de comptabilité

Parmi les logiciels de gestion, il est important de différencier les outils de facturation des outils de comptabilité. Les premiers permettent de gérer devis, facturation et suivi des encours clients, tandis que les seconds se synchronisent avec votre compte bancaire professionnel pour récupérer et rapprocher les écritures comptables.

Ces logiciels existent en mode Acquisition ou SaaS, gratuits ou payants et la principale distinction réside entre les assistants comptables et les outils intégrés à un service d’expertise-comptable.
Les assistants comptables simplifient la gestion mais n’accomplissent pas toutes les tâches d’un comptable, comme les déclarations fiscales ou le dépôt des comptes annuels. Les outils fournis par des cabinets comptables collectent les informations nécessaires pour que les experts-comptables gèrent ces obligations.

Déterminer vos besoins

Pour choisir la solution adéquate, prenez le temps de définir clairement vos besoins et pour ce faire, plusieurs critères doivent être pris en compte :

• Votre type d’activité : un consultant indépendant aura des besoins différents d’un artisan qui gère des stocks et des ventes de produits. Le premier pourra souvent se contenter d’un outil en SaaS, tandis que le second pourrait nécessiter un logiciel en Acquisition
• La taille de votre entreprise : un indépendant peut se satisfaire de solutions simples, tandis qu’une PME ou une grande entreprise aura souvent besoin d’un logiciel en Acquisition, notamment si elle dispose d’un service comptable interne
• Le budget dont vous disposez : les solutions SaaS sont généralement plus abordables avec des coûts mensuels prévisibles, alors que les logiciels en Acquisition nécessitent un investissement initial plus important, suivi de frais de maintenance, de mises à jour et de sécurisation des données

Comment choisir votre logiciel ?

Une fois vos besoins définis, il reste à choisir l’offre la plus adaptée : déterminez le temps que vous souhaitez consacrer à la gestion de votre comptabilité. Les assistants comptables simplifient les démarches mais nécessitent toujours une implication de votre part pour certaines formalités administratives. Les outils intégrés à un service de comptabilité permettent de déléguer totalement ces tâches.

Avec un assistant comptable, vous restez responsable de vos comptes et en cas d’erreur, c’est vous qui êtes tenu responsable. En confiant la comptabilité à un expert-comptable, vous transférez la responsabilité juridique de la tenue des comptes.

Pour choisir le meilleur outil, examinez les fonctionnalités disponibles : tableaux de bord en temps réel, exportation de données, ergonomie de l’interface. Profitez des essais gratuits proposés par de nombreux outils pour tester et trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.