Dès la fin de l’année 2023, une nouvelle législation impose aux entreprises de communiquer des informations spécifiques dès le début du contrat de travail. Quelles données doivent être fournies ? Quel est le moment pour leur transmission ? Et de quelle manière peuvent-elles être communiquées ? Cet article a pour objectif de vous transmettre les exigences légales qui incombent aux employeurs et de connaitre précisément quelles sont les informations que l’employeur doit délivrer au salarié lors de son embauche.
Sommaire
Les 9 informations à transmettre dans la semaine suivant l’embauche
Suite à l’embauche d’un nouveau salarié, l’employeur a l’obligation de lui fournir certains renseignements dans un délai maximal de sept jours.
Il s’agit notamment de :
- Durée du Contrat : Pour un CDD, l’employeur doit spécifier soit la durée totale prévue, soit la date de conclusion du contrat
- Période d’Essai : Indiquer les conditions et la durée de la période d’essai, avec la possibilité de référencer les normes applicables selon la convention, l’accord collectif ou la législation
- Identification des Parties : Préciser les noms du salarié et de l’employeur
- Lieu de Travail : Mentionner le lieu de travail spécifique ou, le cas échéant, l’adresse de l’employeur
- Poste Occupé : Définir l’intitulé du poste du salarié
- Date d’Embauche : Correspond au premier jour de travail effectif du salarié
- Description du Poste : Détailler les fonctions et la catégorie d’emploi ou socioprofessionnelle du poste
- Rémunération : Énumérer tous les éléments de la rémunération, incluant les majorations pour heures supplémentaires et les détails de paiement, ainsi que la fréquence des paiements, avec la possibilité de référencer les normes applicables
- Durée de Travail : Clarifier si la durée de travail est quotidienne, mensuelle ou hebdomadaire, inclure les informations sur les heures complémentaires et supplémentaires, et les modalités de changement d’équipe, en se référant aux dispositions réglementaires adéquates si nécessaire
Les 6 renseignements obligatoires à fournir dans le mois suivant l’embauche
Dans le courant du premier mois de travail, d’autres informations doivent être communiquées au salarié dont les conditions de travail et les garanties sociales auxquelles le salarié peut prétendre.
Un détail important concerne les dispositions relatives à la durée de travail, comme les horaires, les pauses, ainsi que les éventuels accords sur les heures supplémentaires ou complémentaires.
L’employeur est aussi tenu de faire mention de tout élément en rapport avec les indemnités ou les primes, les changements liés à la réforme des congés payés, les modalités de rupture du contrat, les droits à la formation professionnelle et toutes autres conditions spécifiques liées à l’emploi.
Les informations pour les employés qui partent en mission à l’étranger
Lorsque des salariés sont amenés à exercer leur activité professionnelle hors des frontières nationales, des règles de communication spécifiques s’appliquent.
Dans ce contexte, l’employeur doit s’assurer de transmettre des renseignements particuliers concernant les conditions de travail à l’étranger. Cela comprend notamment la durée du séjour, les modalités de rapatriement, la monnaie de référence pour la rémunération ou encore les avantages liés au déplacement (dépenses liées à la nourriture, logement, voyage…).
Il est indispensable que le salarié soit informé des dispositions légales ou conventionnelles applicables au pays d’accueil et reçoive des précisions sur l’assurance maladie ou les modalités de couverture sociale lorsqu’il travaille hors du territoire d’origine.
Les moyens de communication pour transmettre les informations obligatoires
Le support papier reste classique, notamment par le biais de documents contractuels ou de bulletins d’information internes. Toutefois, l’ère du numérique offre de nouvelles possibilités via des plateformes en ligne, des intranets d’entreprise ou encore par l’envoi d’e-mails.
Quelle que soit la méthode choisie, elle doit garantir l’accessibilité et la compréhension des informations pour le salarié. La démarche doit être conforme aux normes de confidentialité et de sécurité des données personnelles.
Lorsque des informations sont modifiées, l’employeur est tenu de fournir au salarié un document avec les nouvelles informations sous forme papier ou électronique.
Les entreprises concernées par ces obligations
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, sont tenues de se conformer à ces exigences législatives. Cela s’applique tant aux sociétés privées qu’aux organismes publics dès lors qu’ils emploient du personnel.
Une exception existe pour les employeurs utilisant le CESU avec des salariés qui ont un contrat de maximum 3 heures de travail dans la semaine sur 4 semaines d’affilée.
Les structures qui ne respectent pas ces obligations s’exposent à des sanctions légales comme une mise en demeure, pouvant aller jusqu’à des pénalités financières avec la saisie du conseil des prud’hommes.
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