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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

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Facture électronique, un nouveau format de facturation

Depuis 2020, l’État a décidé de faire un pas vers la digitalisation du processus de facturation. En effet, ce dernier exige que les factures destinées aux collectivités publiques soient transmises via le portail « Chorus Pro ». Mais cette réforme va bien au-delà d’une simple dématérialisation : c’est une nouvelle manière d’aborder la facturation. Voyons ensemble ce que cela signifie.

Facture électronique, un changement majeur

Il faut comprendre qu’il ne s’agit pas simplement de passer des factures de format papier à un format numérique. La facture électronique est une véritable révolution dans le contrôle et la circulation des factures. En effet, il sera obligatoire pour chaque entreprise d’adapter les circuits d’émission, de réception et de suivi de ses factures de vente et d’achat. Le format papier, l’e-mail ou les liens de téléchargement ne seront plus acceptés. Néanmoins, il sera toujours possible d’émettre une facture électronique depuis un logiciel de gestion commerciale.

En effet, les factures électroniques auront des formats spéciaux : FACTUR-X, UBL ou CII. Le format FACTUR-X sera certainement le principal utilisé, car il allie le format PDF, lisible par l’humain, et le format XML, lisible par la machine. Le fichier XML contiendra les informations détaillées telles que le SIREN de l’émetteur et du destinataire, le numéro de facture, la date et l’adresse de livraison, la période de facturation, le détail des lignes des factures, etc.

Deux obligations apparaissent donc : l’e-Invoicing pour les factures de professionnels à professionnels en France (BtoB), et l’e-Reporting pour les ventes de professionnels à particuliers (BtoC) et pour les ventes de professionnels à professionnels hors France. Chaque entreprise, ainsi que les cabinets d’expertise-comptable, devra se tourner vers une solution d’émission et réception des factures.

Les plateformes de facturation électronique

La mise en place de l’e-Invoicing oblige les entreprises à choisir une plateforme pour recevoir et déposer leurs factures. Deux options sont possibles :

  • Portail Public de Facturation (PPF). Mis en place par l’État, il offre un service gratuit aux entreprises, leur permettant de saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures.
  • Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Opérateur privé offrant un service payant, qui disposera sûrement de fonctionnalités supplémentaires que l’on ne trouvera pas dans le PPF.

Ces plateformes assurent le contrôle de la circulation des informations entre les différents acteurs concernés (entreprise, clients, fournisseurs et État). Elles réalisent un contrôle de conformité de la facture déposée, extraient les données obligatoires de la facture numérique pour les Impôts et gèrent l’archivage de la facture originale. Les entreprises sont ainsi informées du statut de leurs factures et de leur paiement.

Quand est-ce que la réforme sera mise en place ?

Il est primordial pour chaque entreprise d’avoir choisi une PDP ou le PPF avant le 1er juillet 2024. En effet, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront recevoir leurs factures fournisseurs sous format électronique. De même, à partir de cette date, les entreprises devront émettre leurs factures de vente en format électronique.

Ce changement progressif, effectif entre juillet 2024 et janvier 2026 selon la taille des entreprises, induit donc une transformation significative de la gestion des factures. Il s’agit donc pour toutes les entreprises, PME et TPE incluses, de s’y préparer afin d’assurer une transition en douceur vers cette nouvelle ère de la facturation.