La gestion de paie d’une entreprise demande une certaine expertise en la matière. Garder constamment un œil sur les évolutions législatives est primordial. Alors, pour limiter les erreurs, il est possible de faire appel aux compétences d’une entreprise externe, ou de payer un logiciel spécialisé. Ensemble, voyons comment gérer la paie d’une entreprise.
Sommaire
L’utilisation de logiciels spécialisés
Pour gérer la paie d’une entreprise, il est tout à fait possible de passer par un logiciel. Cette option convient parfaitement aux entreprises plus petites et leur facilitera grandement la tâche.
Il existe de nombreux logiciels capables de gérer la paie d’une entreprise et il est parfois difficile de choisir la solution idéale. Heureusement, de nombreux experts sont là pour aiguiller les nouvelles sociétés à faire le bon choix. Grâce aux comparateurs, il est tout à fait possible de consulter les différentes options qui s’offrent à vous et de trouver celle qui est la plus adaptée à vos besoins. Le comparatif que l’on peut voir sur Apogea a permis à de nombreuses sociétés de trouver des réponses à leurs questions et de profiter des nombreuses fonctionnalités de ces logiciels, à savoir :
- La simplification de la gestion de la paie grâce à l’automatisation des processus (envoi de bulletins dématérialisés, virements automatiques, calculs de paie, etc.)
- La conformité à la loi. Grâce à des mises à jour automatiques, les logiciels assurent une conformité constante à la législation en vigueur.
- La gestion des dossiers du personnel. Les dossiers de chaque collaborateur sont accessibles facilement et rapidement grâce à un registre des employés.
- La simplification des déclarations et DSN. Les logiciels permettent de synthétiser les données et de les transmettre aux organismes comme l’URSSAF, les impôts, etc.
- L’intégration des écritures de paie dans votre logiciel de comptabilité. Cela peut se faire via exportation ou par une intégration automatique des données.
Comment ça fonctionne ?
Ces logiciels sont des outils qui offrent un gain de temps non négligeable pour l’entreprise. Grâce à l’automatisation des tâches, les erreurs éventuelles lors des traitements de dossiers sont évitées. En effet, lorsque l’on utilise des tableurs, le pourcentage d’erreurs est plus élevé que sur un logiciel de paie.
Il existe deux modes de logiciels : les SaaS (Software as a Service) et les monopostes. Les premiers ne sont pas installés sur le matériel de l’entreprise mais dans les serveurs de l’éditeur informatique. Cela signifie qu’ils sont accessibles à distance, à n’importe quel moment et sur n’importe quel appareil. Ces logiciels se chargent d’optimiser la sécurité des données de l’entreprise. Ils peuvent être intégrer à un système CRM.
Les logiciels monopostes sont installés sur un ou plusieurs ordinateurs de l’entreprise. Cela garantit une bonne autonomie quant à l’organisation des opérations de paie, mais les mises à jour et les sauvegardes de données ne se font pas automatiquement. De plus, contrairement au mode SaaaS, le paramétrage du logiciel requiert une certaine expertise.
Comment faire le bon choix ?
Pour trouver le logiciel idéal, il ne suffit pas de regarder les différents comparateurs. En effet, pour faire le bon choix, il faut réussir à définir en amont les besoins de l’entreprise. Cela permettra de connaître les fonctionnalités du logiciel qui paraissent indispensables.
Il faut également vérifier que le fournisseur propose des mises à jour régulières afin de maintenir le cadre légal. Il doit également être manipulable facilement. En effet, le logiciel doit vous aider à simplifier les tâches, son utilisation doit donc nécessairement être intuitive.
Il existe différents modes de paiement pour ces logiciels. Sur poste, le prix varie entre 1 000 et 3 000 euros, sans compter le coût de chaque mise à jour. Les logiciels en ligne proposent des abonnements qui demandent des versements mensuels.
L’externalisation de la gestion de paie de l’entreprise
Si vous n’êtes pas tentés par l’utilisation d’un outil informatique, il est tout à fait possible de faire appel à une structure spécialisée. L’entreprise déléguera la gestion de sa paie à un cabinet de gestion de paie ou à un cabinet d’expertise-comptable.
La société peut alors décider d’externaliser totalement ou partiellement sa paie. Dans le premier cas, le prestataire s’occupe de l’intégralité du processus de paie. L’entreprise n’a donc rien à faire si ce n’est transmettre des informations à la structure. L’externalisation partielle consiste à une répartition des tâches entre l’entreprise et son prestataire.
Rédacteur junior sur Passion-entrepreneur.com, il apporte un regard neuf sur les tendances du business mondial
