Pour être beaucoup plus productive, une entreprise se doit d’accorder une certaine attention à la communication et de veiller à une bonne cohésion entre les différents collaborateurs. L’un des meilleurs leviers à activer pour y arriver est le séminaire d’entreprise. En effet, il a pour but de motiver les salariés afin d’obtenir plus d’implication pour de meilleures performances. Il s’agit donc d’un événement dont l’organisation ne doit pas être prise à la légère. Voici quelques conseils et astuces pour organiser efficacement votre séminaire d’entreprise.
Sommaire
Définissez clairement vos objectifs
Avant même de se lancer dans un inventaire des besoins pour le séminaire ou même de penser à réserver un hôtel, la première chose à faire est d’identifier l’enjeu de l’événement. Que voulez faire réellement pendant ce séminaire ? Lancer un produit, fusionner votre équipe, stimuler la créativité de vos employés ?
Après avoir trouvé de réponses à ces questions, vous pourrez alors simplement définir des objectifs. Pour vous aider, sachez que cet enjeu doit être lié au contexte actuel de votre entreprise. De ce fait, pour arriver à le formuler d’une manière assez claire il suffit de revenir aux différents déclencheurs qui ont poussé à organiser le séminaire. À titre d’exemple, une entreprise qui se trouve dans un contexte de lancement de nouveau produit aura pour enjeu d’en assurer le succès commercial.
L’inventaire des besoins
Plusieurs aspects doivent être pris en compte dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Pour cela, vous devez identifier tous les éléments nécessaires à la réussite du type d’événement que vous souhaitez réaliser. Il s’agit essentiellement :
- du lieu du séminaire : il sera choisi en fonction de la durée de l’événement, du nombre de participants et du budget alloué. Vous devez identifier avec précision le type d’hôtel, les caractéristiques de la salle à utiliser… Par ailleurs, lorsque le séminaire doit se dérouler loin de l’entreprise, il faudra déterminer selon la thématique si ce sera en campagne ou en centre-ville. À ce niveau, il est important de prévoir déjà compte tenu de la durée, le nombre de nuitées par participant.
- la logistique : pour les séances d’animation ou de formation, il faudra prévoir le matériel adéquat (tablettes numériques, vidéoprojecteurs, paperboard…). Par ailleurs, le nombre de repas par jour et par participant doit absolument figurer dans la liste de vos besoins.
- le déplacement : le transport des participants doit être un élément clé dans l’établissement de la liste des besoins. Du départ à l’arrivée à l’hôtel en passant par les prises en charge à l’aéroport, vous devez tout prendre en compte.
Par ailleurs si pendant le séminaire, il est prévu des ballades, des activités récréatives, des jeux ou autres, il faudra bien évidemment lister les besoins qui y sont liés pour éviter de mauvaises surprises une fois sur place.
Ce travail préliminaire vous permettra non seulement de définir un budget adapté, mais aussi de bien orienter vos recherches.
Le contenu des présentations et l’auditoire
À présent que tous les préparatifs d’usages sont terminés, il faut veiller à ce que le contenu prévu pour les présentations soit en adéquation avec le public. Pour cela, il est important de rechercher auprès des potentiels animateurs de séminaire d’entreprise une certaine cohérence entre les présentations et l’auditoire. En effet, lorsque celui-ci se sent d’une façon ou d’une autre exclut de la thématique développée, cela peut donner un coup à votre événement.
Aussi, même si la thématique est partagée, les méthodes du présentateur pourraient ne pas être adaptées à tout le groupe. Pour cela, il est recommandé d’organiser des séances en groupe restreint pour débattre ou mieux expliquer, lorsque les sujets de présentation sont assez techniques.
La pertinence du fond et de la forme
Il est vrai qu’on ne sera pas en mesure de vous édifier sur tous les domaines toutefois, l’important à retenir est d’éviter les improvisations en ayant un fil conducteur précis. Et c’est cela qui vous aidera à intéresser l’auditoire à travers des sujets assez pertinents et adaptés au contexte pendant tout le séminaire.
Soulignons aussi que la pertinence du fond ne suffira pas pour maintenir l’attention de l’auditoire durant tout l’événement. Pour cela, pensez par exemple à diversifier le contenu. Les vidéos, les images, les activités qui impliquent les participants sont d’excellents moyens pour accrocher et intéresser les participants.
La durée des présentations
Voici un élément important dont il faut absolument tenir compte dans le planning du séminaire. Les présentations trop longues ont le don d’ennuyer et de détourner l’attention de l’auditoire. Limitez-les à 15 min maximum ; cela obligera le présentateur à se limiter à l’essentiel. Aussi, il faudra prévoir quelques pauses entre les présentations pour permettre aux participants de mieux assimiler.
Au final, retenez qu’il est important pour toute entreprise d’organiser périodiquement ce genre d’événement pour recentrer les choses et trouver de nouvelles idées de développement. En mettant en pratique ces quelques astuces, vous devez alors être en mesure d’organiser un séminaire d’entreprise à Nice, par exemple, et d’atteindre vos objectifs.
Rédacteur en chef et dirigeant de société, sa vision guide la ligne éditoriale de Passion Entrepreneur
