Se lancer dans une nouvelle activité professionnelle implique de nombreuses démarches administratives, parmi lesquelles la domiciliation de son entreprise. Ce choix stratégique, bien que souvent négligé, joue un rôle fondamental dans le développement de l’entreprise. La domiciliation ne se limite pas à une simple adresse, mais peut être un véritable levier de croissance. Voici 3 raisons pour lesquelles faire appel à une société de domiciliation pourrait transformer la gestion de votre entreprise.
Sommaire
1. Gain de temps et simplification administrative
La création d’une entreprise est un processus complexe et chronophage, particulièrement en ce qui concerne la gestion administrative. Opter pour une société de domiciliation d’entreprise permet de contourner les complications liées à la constitution d’un bail commercial ou à la vérification des conditions de domiciliation à domicile. La procédure de domiciliation est, en comparaison, beaucoup plus simple et rapide.
L’entreprise domiciliée reçoit ses courriers dans une boîte postale gérée par le domiciliataire et cette gestion inclut le traitement et la mise à disposition des courriers, leur réexpédition ou numérisation, et même le tri dans un cloud. Les sociétés de domiciliation offrent souvent la possibilité de transférer le courrier, permettant ainsi au chef d’entreprise de recevoir ses documents à une adresse de son choix, évitant ainsi les déplacements à l’agence de domiciliation.
Selon le contrat de domiciliation, le domiciliataire peut aménager un espace de gestion via internet, un bureau virtuel permettant de suivre rigoureusement les courriers. Cette gestion prise en charge par le domiciliataire permet de libérer l’entrepreneur des formalités administratives chronophages, lui permettant de se concentrer sur ses tâches spécifiques et d’optimiser son temps.
Les sociétés spécialisées dans la domiciliation doivent être immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et agréées par le préfet du département, garantissant ainsi leur conformité aux normes en vigueur. Cette simplification administrative permet aux entrepreneurs de se concentrer sur le développement de leur activité principale sans se perdre dans les formalités légales.
2. Services complémentaires et personnalisés
Contrairement aux idées reçues, une société de domiciliation offre bien plus qu’une simple adresse postale lors de la création d’entreprise : les services proposés sont nombreux et adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. Au-delà de la gestion du courrier, ces sociétés mettent à disposition des services « à la carte » allant du secrétariat à la permanence téléphonique, en passant par l’assistance juridique et la location de salles de réunion.
La domiciliation offre également diverses prestations telles que :
- Des conseils pratiques et un accompagnement sur demande
- La rédaction de factures et devis
- La gestion du standard avec renvoi d’appel pendant les horaires de travail
- La gestion de fax et de photocopies
- L’assistance dans la gestion comptable et juridique de l’entreprise
En fonction du contrat, il est possible d’opter pour la location de bureaux, de salles de réunion, de bureaux équipés et d’espaces de coworking. Cela permet d’organiser des conférences et réunions en toute confidentialité, et de mener diverses activités hors des locaux habituels de l’entreprise.
De plus, les locaux de l’entreprise de domiciliation peuvent être utilisés pour stocker des documents commerciaux et administratifs.
Les agences de domiciliation s’adaptent à l’évolution de l’activité de l’entrepreneur, permettant ainsi une flexibilité optimale. En déléguant les tâches administratives et chronophages, l’entrepreneur peut se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant des conseils d’experts.
3. Conformité légale et sécurité
La domiciliation est une étape indispensable pour l’immatriculation de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers. Elle détermine non seulement la nationalité de l’entreprise et son pays d’imposition, mais aussi les juridictions compétentes en cas de litige.
Toute domiciliation passe par un contrat dit « contrat de domiciliation », conformément au décret du 5 décembre 1985. Ce contrat doit obligatoirement comporter la durée du contrat, ainsi que les règles applicables à son renouvellement tacite ou non, incluant les délais de préavis.
Il précise également l’engagement contractuel des parties, notamment en matière de forfait, prestations attendues et prix, que ce soit mensuel, trimestriel, annuel, forfaitaire ou à la prestation. La société domiciliatrice s’engage impérativement à mettre à disposition les locaux convenus et précisément déterminés au contrat, ainsi que les services, équipements ou options facultatives retenues.
L’adresse de domiciliation sert de point de contact administratif, recevant tous les courriers et documents officiels destinés à l’entreprise. La loi permet aux entrepreneurs d’avoir une adresse de domiciliation distincte du lieu d’exercice de leur activité, ce qui ajoute une couche de flexibilité et de sécurité.
Toutes les formalités d’immatriculation et de gestion de l’entreprise sont désormais centralisées via le guichet unique de l’INPI, simplifiant ainsi les démarches et assurant une transmission efficace des documents aux autorités compétentes.
Le contrat de domiciliation doit être :
- Mentionné au registre du commerce et des sociétés avec l’identité de l’entreprise domiciliataire via le guichet unique
- Rédigé par écrit
- Conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation
Rédacteur junior sur Passion-entrepreneur.com, il apporte un regard neuf sur les tendances du business mondial
