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Organiser un séminaire : faut-il faire appel à un venue finder ?

organiser séminaire avec un venue finder
Le venue finder vous aide à trouver facilement un lieu pour votre séminaire

Comme vous le savez certainement déjà, l’organisation d’un séminaire d’entreprise est un véritable outil de management stratégique pour la ressource humaine. C’est particulièrement l’occasion pour les cadres dirigeants de transmettre leurs visions de l’organisation et de développer la motivation de leurs collaborateurs. Cela étant dit, c’est un événement dont l’organisation peut se révéler parfois problématique. C’est une tâche qui requiert énormément de temps, de l’énergie et un minimum de connaissances dans l’univers de l’événementiel. Pour vous faciliter la tâche, pourquoi ne pas faire appel à un professionnel, le venue finder ? De quoi s’agit-il et quelles sont les raisons de faire appel à un venue finder pour organiser un séminaire ?

Qu’est-ce qu’un venue finder ?

Quel que soit l’objectif d’un séminaire d’entreprise, l’organisation doit être pensée de telle sorte à offrir à vos équipes un moment mémorable. En plus du programme qui doit être bien élaboré, vous devez accueillir vos collaborateurs dans de très bonnes conditions ; d’où l’intérêt de faire appel à un professionnel. Le venue finder organise votre séminaire en vous accompagnant tout au long de la préparation de l’événement.

Le terme « venue finder » vient de « VENUE » signifiant « LIEU » en anglais et « FINDER » qui veut dire « TROUVER ». Concept né aux États-Unis dans les années 80, le venue finder est un professionnel qui maîtrise le domaine du MICE ainsi que les contraintes événementielles, dont le rôle est de faciliter la recherche de lieux de séminaires. Il aura fallu les années 2000 pour voir le concept apparaître dans l’Hexagone.

Le venue finder est un spécialiste de l’organisation d’événements qui évolue généralement en agence événementielle ou en indépendant. Il s’engage auprès des entreprises à trouver des salles ou des lieux adaptés à différents types d’événement ; et ce dans un délai très court. Le principal avantage en optant pour cette solution réside dans le fait que ce sont des professionnels qui ne coûtent rien à l’entreprise qui les engage. En effet, ce sera aux établissements proposant des salles ou lieux de verser une commission sur chaque contrat de location.

Pourquoi faire à ce professionnel pour organiser son séminaire d’entreprise ?

Si vous aviez déjà eu à organiser un événement professionnel, vous savez certainement déjà combien cela peut être pénible de trouver une bonne salle ou le lieu idéal pour accueillir tous les participants. Que ce soit pour une conférence, un repas d’affaires, un congrès, une formation, un colloque…, la principale mission du venue finder est de vous aider à trouver rapidement un lieu. Pour cela, il propose aux entreprises un guide des espaces les mieux adaptés à chaque type de manifestation professionnelle. Dans son vaste carnet d’adresses, vous trouverez facilement un établissement situé à proximité de votre entreprise, mais aussi dans d’autres départements pour ceux qui préfèrent aller plus loin. Un bon venue finder dispose également de contacts de lieux atypiques comme les châteaux, les fermes, en bord de mer…

L’autre intérêt à faire appel à ce professionnel du secteur de l’événementiel pour les entreprises réside dans le fait qu’il permet de gagner beaucoup de temps. En faisant appel à ce spécialiste, vous n’aurez plus à passer de nombreuses heures devant l’écran ou à contacter des proches pour chercher et sélectionner des salles. Par ailleurs, il ne sera plus question de faire de longues courses à travers la ville pour visiter ou trouver des prestataires fiables. Tout ce que vous aurez à faire, ce sera de vous concentrer à 100 % sur votre événement.

Enfin, un venue finder vous fait économiser beaucoup d’argent sur les coûts de location. C’est un professionnel qui traite en effet avec un grand nombre de prestataires, que ce soit dans votre département ou d’autres départements. De ce fait, il est en mesure de vous faire bénéficier d’une baisse de tarifs. En fonction de vos critères et de vos objectifs, il aura à présélectionner certains lieux avant de les mettre en concurrence. Vous êtes ainsi sûr de trouver le meilleur lieu sans dépenser une forte somme.