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Bien préparer une réunion : comment s’y prendre ?

Bien préparer une réunion : comment s’y prendre ?
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C’est pendant les réunions que les décisions les plus importantes pour le développement d’une entreprise sont prises. Pourtant, une réunion est souvent perçue par les collaborateurs comme une perte de temps. Cette façon de penser, bien qu’erronée, mais légitime, provient d’une mauvaise préparation de la part de l’organisateur. Retrouvez dans cet article quelques conseils pour diriger votre prochaine réunion d’une main de maître.

Préétablir l’ordre du jour de la réunion de travail

Bien avant de rassembler les matériels indispensables à une réunion comme l’imprimante portable, le tableau blanc, le rétroprojecteur, etc., il est important de définir l’objectif.

  • S’agit-il de la mise en place d’un plan d’action pour concrétiser un projet ?
  • Une prise de décision concernant la stratégie à adopter ?

Ensuite, établissez deux ou trois axes pour orienter le sujet. Ceci vous permettra de ne pas multiplier les différents points à évoquer, de ne pas vous étaler sur les sujets stériles et de ne pas faire trainer la réunion. Enfin, il est important de se conformer à un temps imparti. Aussi, n’hésitez pas à définir en amont la durée dédiée à la réunion de travail.

Définir le type de réunion à diriger

L’animateur doit également déterminer le format de la réunion qu’il va diriger. S’agit-il d’une simple réunion informative ? Une résolution ? Un échange créatif à diriger via un brainstorming ? En effet, la méthode utilisée pour transmettre des informations aux membres d’une équipe diffère de celle utilisée pour mettre en place une stratégie pour améliorer la productivité. De même, le style utilisé pour animer une réunion dépend aussi de la nature du sujet à traiter. Tout ceci reste valable même pour une visioconférence.

Choisir le lieu de la réunion

Le choix du lieu de réunion dépend encore une fois du type de réunion. Si vous prévoyez de lancer un nouveau projet, de faire une présentation ou de diriger un meeting très formel, l’idéal est de choisir une grande salle de réunion. Si certains participants, dont la présence est indispensable, sont encore en voyage d’affaires, par exemple, vous pouvez mener une réunion en visioconférence au lieu de repousser la date. Enfin, s’il s’agit d’une réunion informelle, ou d’un simple suivi hebdomadaire, vous pouvez le diriger dans votre bureau sans problème.

Mettre en place des moyens pour dynamiser la réunion

Pendant les réunions, une partie de l’auditoire est passif. Si vous souhaitez mettre en place des réunions plus dynamiques, vous pouvez par exemple faire un tour de table et proposer à chacun d’intervenir ou de donner la parole à ceux qui sont les plus concernés par le sujet. Il est également possible de casser les codes formels en disposant les chaises en demi-cercle de façon à faire rapprocher tous les participants. Par ailleurs, vous pouvez aussi mettre de côté l’utilisation du traditionnel PowerPointPowerPoint et favoriser les travaux d’équipes.

Enfin, n’oubliez pas de préparer l’aspect pratique de la réunion, c’est-à-dire la préparation du matériel dont vous avez besoin : micro, tableau, rétroprojecteur, documents à distribuer, bloc-notes, bouteilles d’eau, etc.

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