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Entrepreneur : conseils pour améliorer son organisation

Entrepreneur : conseils pour améliorer son organisation
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Elle est souvent négligée, mais l’organisation est indispensable pour mieux gérer son temps, se sentir bien au travail et allier de façon optimale vie privée et vie professionnelle. Ceci quel que soient votre statut et le type de structure dans laquelle vous évoluez. Nous vous proposons donc quelques conseils pour bien planifier votre agenda, optimiser le temps dont vous disposez et accroître ainsi votre productivité.

Hiérarchisez vos tâches

Nombreux sont ceux qui ont l’impression que les heures leur filent entre les doigts. Raison pour laquelle la structuration des tâches est l’une des plus importantes règles pour améliorer son organisation.
Pour cela, l’agenda, que ce soit au format papier ou au format électronique, est un levier qu’il faut absolument optimiser. Il s’agit d’un outil qui vous permettra de planifier différentes tâches de telle sorte à avoir une vue d’ensemble de chaque action. Au format papier, il y a ce type de modèle qui a été fabriqué par un entrepreneur pour les entrepreneurs.
En arrivant ainsi au bureau, par exemple, avec une idée claire de ce par quoi vous devez démarrer votre journée, plus question de perdre du temps à réfléchir aux tâches. Il est recommandé de lister les tâches en commençant par les plus importantes. L’objectif est d’en finir avec le plus tôt possible.
Toutefois, il est important de souligner que vous n’êtes pas obligé de remplir absolument toutes les missions que vous vous êtes fixées au début de la journée. Il faut plutôt faire un bilan des avancées et reprogrammer les tâches qui n’ont pas pu être achevées. Le but de cet exercice est que vous soyez satisfait de votre travail ; ce qui ne fera qu’améliorer votre productivité.

Établir la différence entre « urgence » et « importance »

Plus haut nous avons parlé de hiérarchiser vos tâches. Pour définir cette priorité, il faut être en mesure de distinguer les tâches urgentes des tâches importantes. Il existe plusieurs méthodes pour y arriver. Certaines entreprises, par exemple, optent pour le « First in, First out » pour « premier arrivé, premier sorti » et le « Last in, First out » pour « dernier arrivé, premier sorti ». Des outils comme Trello sont, en outre, disponibles pour rendre visible et prioriser vos tâches.

Pour facilement établir la différence entre urgence et importance, il faut tout d’abord déterminer les activités à « valeur ajoutée », autrement dit les tâches pour lesquelles le retour sur le temps investi est excellent. En faisant la liste des activités, il faudra alors établir toutes celles qui ont un meilleur rendement sur le temps investi. Après cela, vous n’aurez plus qu’à les trier par ordre décroissant de valeur ajoutée afin d’effectuer toutes les tâches dans le bon ordre. Mais il reste toujours le problème de l’urgence et de l’importance.

Une méthode, également simple, consiste à s’appuyer sur la matrice de Minsberg. Pour cela, prenez une feuille de papier et dressez un tableau intégrant vos activités, notamment celles dont la valeur ajoutée est la plus forte. Il sera ensuite question d’attribuer un code de priorité à chacune des cases, donc des activités :

  • les premières correspondent aux tâches importantes et urgentes
  • les deuxièmes aux importantes et non urgentes
  • les troisièmes aux non importantes, mais urgentes
  • les quatrièmes et dernières aux non importantes et non urgentes.

À la fin vous vous rendrez compte que le fait de négliger des tâches non importantes et non urgentes (n° 4) est sans conséquence, puisque celles-ci finiront par devenir urgentes sans devenir importantes (n° 3). Et cela vous permettra de comprendre que vous ne pouvez pas négliger les tâches importantes non urgentes (n° 2) parce qu’inéluctablement elles deviendront importantes et urgentes (n° 1)…

Tout ce qui vous reste alors à faire est d’arbitrer entre plusieurs tâches toutes aussi importantes et toutes aussi urgentes !

Se fixer des objectifs

Maintenant que vous en savez un peu plus sur comment mieux organiser vos journées, il faudra en faire de même sur le long terme. Pour ce faire, il est idéal qu’au début de chaque mois, vous puissiez vous fixer des objectifs mensuels, hebdomadaires et journaliers. Il est conseillé, à cet effet, d’avoir une ligne directrice qui permet d’avoir une vision assez claire de ce qu’on souhaite faire. Et même si cela vous paraît effrayant au début du mois, vous ne devez pas vous laisser impressionner et avancer jour après jour, tâche après tâche… Le plus important est que vous soyez satisfait de ce que vous avez pu accomplir ; c’est assez motivant.

Et si vous êtes en train de vouloir vous lancer dans l’entrepreneuriat, n’hésitez pas à jeter un œil à ces quelques conseils qui feront de vous un bon entrepreneur.

Respecter les heures de travail et prévoir du temps pour soi

Il est vrai que quelques heures supplémentaires effectuées de manière ponctuelle ne sont pas tuantes, mais en prendre l’habitude peut nuire à votre productivité. Tous les travailleurs qui connaissent l’heure à laquelle ils doivent venir au boulot. Mais plusieurs d’entre eux ne sont pas en mesure de déterminer avec exactitude l’heure à laquelle ils vont rentrer chez eux le soir. On commence par accumuler de la fatigue puis on devient mieux productif. Si bien que les collègues ayant une bonne organisation seront en mesure d’effectuer les mêmes tâches. Et ceci en un laps de temps beaucoup plus court. Retenez donc qu’il est très important de pouvoir établir et se fixer une heure pour rentrer chaque soir. Cela va vous permettre d’être plus efficace : vous avez une idée claire de ce que vous devez et vous savez à quelle heure vous devez vous arrêter pour aller reprendre des forces.

Par ailleurs, outre les tâches que vous notez dans votre agenda et le temps que vous allouez aux autres (réunions, rendez-vous…), il est important que puissiez également noter les moments que vous vous accordez. Habituez-vous donc à signaler le temps dont vous pourriez avoir besoin pour la réalisation d’un projet qui vous tient à cœur par exemple. À cet effet, n’hésitez pas à prendre des pauses pour mieux reprendre une activité ou vous accorder une pause supplémentaire si vous avez respecté vos objectifs. Faire une sieste par exemple, si elle n’est pas trop longue, permet souvent de repartir en pleine forme pour l’après-midi. En étant à moitié endormi toute une journée, vous perdrez beaucoup plus de temps que les quelques heures supplémentaires grappillées le soir.

Et vous quels sont méthodes, astuces… pour planifier votre agenda et améliorer votre organisation au quotidien ?

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