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Les PME et la dématérialisation

Les PME et la dématérialisation
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Si les entreprises de toutes tailles trouvent leurs comptes en se lançant dans ce processus moderne, les petites et moyennes entreprises font partie de celles qui ont le plus à y gagner, bien que ces dernières soient encore réticentes. Focus sur la dématérialisation et les PME.

Où en sont les PME par rapport à la dématérialisation ?

Il y a moins de 3 ans, à peine plus de la moitié des PME étaient passées à la dématérialisation, aujourd’hui encore, une majorité écrasante des responsables dans les PME (87%) estiment encore que passer à la dématérialisation ne fait pas partie de leur priorité. Cependant, les PME n’auront très bientôt plus le choix concernant la dématérialisation, puisqu’elle sera obligatoire, et ce, dès 2019.

Pourquoi cette réticence ?

Les PME soulèvent deux problèmes. Le premier est le coût pour convertir les documents au numérique, car c’est un investissement non négligeable auquel elles ne pourront pas échapper. Il est tout de même à noter que ce coût peut être contenu en ne numérisant pas toute l’historique de la société, mais en ciblant les documents les plus utilisés et les plus importants.

Le second problème est la mise en place du processus lui-même. Elle demande en effet du temps et nécessite d’effectuer une réorganisation des habitudes de travail. Si ce temps provoquera un probable ralentissement dans la productivité, sur le long terme, la dématérialisation offrira aux PME plusieurs avantages.

Les bénéfices de la dématérialisation pour les PME

Si la dématérialisation nécessite un investissement en termes d’argent et de temps, elle promet également d’offrir plusieurs avantages très intéressants pour les petites et moyennes entreprises.

Une fois le processus de dématérialisation maitrisée, elle offrira aux PME un gain de temps considérable. L’automatisation (puisque c’est ce dont il s’agit) permettra de mettre une croix sur certaines tâches chronophages comme les impressions, les photocopies, le classement des dossiers physiques… Comme le temps est de l’argent, la dématérialisation permettra aux entreprises de faire des économies et générera en plus une diminution des coûts matériels bienvenue à l’échelle des PME.

Ce processus permettra aussi la fluidité des échanges d’informations, que ce soit avec les clients ou les fournisseurs de l’entreprise. Une fois les documents passés au numérique, la dématérialisation permettra aussi une exploitation plus efficace des données collectées, diminuera le taux d’erreurs possibles et avec lui le taux de litiges qui coûtent du temps et de l’argent aux sociétés.

Enfin, avec la dématérialisation et surtout la protection des données mise en place dans toute l’Europe, les PME s’assureront de la sécurité optimale de leurs documents. Une fois le stockage des données passées du physique au numérique, les locaux d’archivage pourront éventuellement être exploités pour le cœur de métier de l’entreprise et nom des activités « annexes ».

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